ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია: BPM სისტემა

ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია იწყება იქ, სადაც კომპანია წყვეტს სამუშაო წესრიგის შენარჩუნებას ერთი ადამიანის თავში. ხელშეკრულების დამტკიცება, თანამშრომლის დაქირავება, მოთხოვნის შეძენა, საქონლის დაბრუნება არ არის ერთჯერადი ქმედებები, არამედ ნაბიჯების განმეორებითი ჯაჭვი პასუხისმგებლობებითა და ვადებით. მიუხედავად იმისა, რომ ისინი არ არიან ქაღალდზე და სისტემაში, ყველაფერი სხვაგვარად მიდის ყოველ ჯერზე: ვიღაცას დაავიწყდა ნაბიჯი, ვიღაცამ არ მიიღო მოწონება და როდესაც მთავარი მენეჯერი შვებულებაშია, პროცესი ჩერდება. BPM სისტემა აქცევს ასეთ ჯაჭვებს კონტროლირებად სკრიპტად, რომელიც მუშაობს იგივე და არ არის დამოკიდებული კონკრეტული თანამშრომლის მეხსიერებაზე.

რატომ იშლება პროცესი „თავში“?

ბიზნეს პროცესი არის ნაბიჯების თანმიმდევრობა, რომელიც იწვევს შედეგს: შესყიდვის მოთხოვნიდან ფასიან ინვოისამდე, ახალი კლიენტიდან ხელმოწერილ კონტრაქტამდე. პრობლემა ის არის, რომ უზბეკეთის უმეტეს კომპანიებში ეს ბრძანება ცხოვრობს მიმოწერაში, Excel-ში და ზეპირ შეთანხმებებში. ნაბიჯები გამოტოვებულია, დამტკიცება ჩერდება მენეჯერთან ერთი კვირის განმავლობაში და პასუხისმგებელი პირი იცვლება - და არავის ესმის, ვინ არის პასუხისმგებელი ახლა დავალებისთვის. რაც უფრო მეტი ადამიანი და პუნქტია, მით უფრო ხშირად იშლება პროცესი: დოკუმენტი იგზავნება გადახდისთვის უვიზოდ, საქონელი იგზავნება ბალანსის შემოწმების გარეშე, დარეგისტრირდა ახალი თანამშრომელი, მაგრამ მათ დაავიწყდათ წვდომის გაცემა. ყოველი ასეთი წარუმატებლობა ტყუილად კარგავს დროს, ფულს და ნერვებს, თუმცა თავად ნაბიჯები უკვე დიდი ხანია ცნობილია და დროდადრო მეორდება.

რას იძლევა BPM ტასკაში?

Taska-ში ბიზნეს პროცესები არის ცალკე მოდული პროცესის ძრავით და არა მხოლოდ ამოცანების ჩამონათვალი. თქვენ აღწერთ განმეორებით სცენარს ერთხელ, როგორც შაბლონი: მაგალითად, „ხელშეკრულების შეთანხმება“ საფეხურებით „მომზადება - დამოწმება ადვოკატის მიერ - მენეჯერის მიერ დამტკიცება - ხელმოწერა - გადარიცხვა ბუღალტრული აღრიცხვის განყოფილებაში“. შემდეგ სისტემა თავად მართავს თითოეულ გაშვებას: ყოველ საფეხურზე ავტომატურად იქმნება დავალება საჭირო პასუხისმგებელი პირისთვის და შემდეგი ნაბიჯი არ იწყება მანამ, სანამ წინა არ დაიხურება. დამტკიცებები და პირობები ჩაშენებულია უშუალოდ პროცესში - თუ შესყიდვის თანხა აღემატება ლიმიტს, განაცხადი დამატებით დასამტკიცებლად მიდის დირექტორთან; თუ ის უფრო დაბალია, ის ავტომატურად გადის. ღონისძიების ტრიგერები აკავშირებენ პროცესებს რეალურ სამუშაოსთან: გარიგება გადავიდა „მოგებულ“ სტატუსზე - იწყება რეგისტრაციისა და გადაზიდვის პროცესი; დავალება დაგვიანებულია - შეტყობინება ეგზავნება მენეჯერს.

• განმეორებითი პროცესების შაბლონები: ხელშეკრულების დამტკიცება, თანამშრომლის დაქირავება, შესყიდვის მოთხოვნა, დაბრუნება - აღწერეთ ერთხელ, გაუშვით ღილაკის გამოყენებით.
• ავტომატური ამოცანები და ეტაპებზე პასუხისმგებელი პირები: თითოეულ ეტაპზე სისტემა თავად ანიჭებს დავალებას სწორ ადამიანს, შემდეგი ნაბიჯი არ იწყება წინას დახურვის გარეშე.
• დამტკიცებები და პირობები: მენეჯერის ვიზები, ფილიალები განაცხადის ოდენობის ან ტიპის მიხედვით, ავტომატური ესკალაცია, თუ დამტკიცება მოხდა.
• ღონისძიების ტრიგერები: პროცესი იწყება გარიგების ან დავალების მოვლენიდან - მოგებული გარიგება, ახალი კლიენტი, ვადაგადაცილებული ვადა.
• ეტაპების დროის კონტროლი: თითოეულ ნაბიჯს აქვს თავისი ვადა, თქვენ ხედავთ, სად და ვისზე ჩერდება პროცესი და არა „სადმე მიმოწერაში“.

რით განსხვავდება ეს ჩვეულებრივი დავალებისგან?

ტიპიური დავალება არის ერთჯერადი შეკვეთა: „დაუძახე კლიენტს“, „გადაიხადე გადასახადი“. მას ადგენს ადამიანი და ახსოვს ამის შესახებ და რა უნდა გააკეთოს შემდეგ. BPM პროცესი განსხვავდება იმით, რომ სისტემაში ჩაშენებულია ლოგიკა: ნაბიჯების თანმიმდევრობა, ვინ რაზეა პასუხისმგებელი, რა პირობებში რა ხდება და რა ვადებში. დასაქმებულს არ სჭირდება მთელი ჯაჭვის შენარჩუნება თავის თავში და გადაწყვიტოს ვის გადასცეს შემდეგ - ის უბრალოდ ხურავს თავის ნაბიჯს და სისტემა თავად ქმნის შემდეგ დავალებას შემდეგი პასუხისმგებელი პირისთვის. თუ ხვალ მენეჯერი დატოვებს ან შვებულებაში წავა, პროცესი არ დაირღვევა: ის იგივე სცენარით გაგრძელდება, რადგან წესები ტასკაში ცხოვრობს და არა ვიღაცის მეხსიერებაში. ეს არის გადასვლა ხელით კონტროლიდან მუშაობის კონტროლირებად ნაკადზე.

ვისთვის და როგორ განვახორციელოთ იგი?

საჭიროა ბიზნეს პროცესების ავტომატიზაცია იქ, სადაც არის განმეორებითი ჯაჭვები რამდენიმე მონაწილესთან და დამტკიცებით: ვაჭრობა და საბითუმო ვაჭრობა შესყიდვის მოთხოვნით და დაბრუნებით, წარმოება მიღებით და ხარისხის კონტროლით, სერვისები პროექტის განხორციელების ეტაპებით, კომპანიები ფილიალებით, სადაც მნიშვნელოვანია, რომ ისინი მუშაობდნენ ერთნაირად ყველა წერტილში. ჩვენ ვახორციელებთ ანაზრაურების პროცესებს: ვაანალიზებთ, თუ როგორ მუშაობს რეალურად თქვენს კომპანიაში, აღვწერთ ძირითად პროცესებს, როგორც შაბლონებს, ვადგენთ ნაბიჯებს, პასუხისმგებლობებს, დამტკიცებებს და ტრიგერებს თქვენი დეპარტამენტისთვის, ვამზადებთ გუნდს რუსულ ენაზე. სამუშაო ბირთვს ვაწარმოებთ 14 დღეში, შემდეგ კი პროცესები შეიძლება შეიცვალოს და დაემატოს მათი ზრდისას - პროგრამისტის გარეშე ყოველი ცვლილებისთვის.

მზადაა მოაწესრიგოს საქმეები

Taska არის CRM, ERP და ამოცანების მენეჯერი ერთ სისტემაში ბიზნესისთვის უზბეკეთში, სადაც ბიზნეს პროცესები ნამდვილად ავტომატიზირებულია: დამტკიცების შაბლონები, ავტომატური ამოცანები ნაბიჯებით, პირობები და ტრიგერები ტრანზაქციებისა და ამოცანების მოვლენებისთვის, თითოეული ეტაპის დროის კონტროლი. ჩვენ არ ვაძლევთ ცარიელ ყუთს, მაგრამ აღვწერთ და ვაფორმებთ პროცესებს თქვენი კომპანიისთვის და ვაწარმოებთ სამუშაო ბირთვს 14 დღეში. დატოვეთ მოთხოვნა უფასო კონსულტაციისთვის - ჩვენ გავაანალიზებთ თქვენს პროცესებს და გაჩვენებთ, თუ როგორ გადააქციოთ ისინი კონტროლირებად ნაკადად წარუმატებლობისა და დანაკარგების გარეშე.